En tant qu'Organisateur, vous pouvez créer plusieurs Emplacements de réunion pour accueillir les différentes Réunions qui auront lieu lors de votre Événement. En plus des Emplacements que vous créez vous-même, tels que des salles de réunion ou d'autres lieux, la liste des Emplacements affichera également les différents Stands des exposants par leur nom ou leur numéro, ainsi qu'un Emplacement virtuel s'il s'applique à votre Événement.
Comment créer des emplacements de réunion
Sous l'onglet Emplacements, vous verrez une liste des différents Emplacements disponibles pour que les Participants tiennent leurs Réunions. Cette liste affichera automatiquement, le cas échéant, les Emplacements des différents Exposants, ainsi que les Emplacements créés manuellement par vous en tant qu'Organisateur.
Pour ajouter de nouveaux Emplacements, cliquez sur le bouton Ajouter des Emplacements.
À l'écran suivant, tel qu'illustré ci-dessus, vous pouvez choisir un nom pour l'Emplacement, la capacité de réunion et s'il s'agit d'un espace virtuel ou physique. Pour organiser les Emplacements et faciliter leur recherche lors de la demande de Réunions, vous pouvez également les organiser par catégories, telles que les lieux à proximité ou les salles.
Les Catégories vous permettent de regrouper des salles ensemble. Elles peuvent être utilisées pour des endroits dans la même zone (étage, hall, zone,...).
Les Noms aident à identifier rapidement l'espace de réunion. Il peut s'agir d'un numéro de Stand ou du nom d'une salle.
La capacité de réunion détermine le nombre maximum de Réunions pouvant avoir lieu simultanément dans cet Emplacement.
Le basculement Virtuel vous permet de choisir entre la création d'espaces de réunion virtuels, via une salle d'appel vidéo, ou physiques. Pour les Événements hybrides, il est idéal d'avoir les deux types d'espaces disponibles.
Vous pourrez modifier ces informations à tout moment depuis l'onglet de détail de n'importe quel Emplacement, et également supprimer l'un d'entre eux.
Capacité par défaut des stands des exposants
Comme expliqué précédemment, les Stands des exposants sont également disponibles en tant que Emplacements de réunion. Dans le but de les utiliser comme tels, vous pouvez définir la capacité par défaut des Stands des exposants dans les Paramètres de l'emplacement.
Par défaut, il est réglé sur 3, mais vous pouvez l'augmenter ou le diminuer à votre convenance. De plus, il est également possible d'attribuer une valeur de capacité personnalisée par Stand. Cela peut être particulièrement utile car vous pouvez avoir des Exposants avec des Stands plus grands pouvant gérer plus de Réunions en même temps. Veuillez noter que ces paramètres ne peuvent être modifiés que par les Organisateurs.